Zbyt mały zapas oznacza puste półki i klientów, którzy idą do konkurencji. Zbyt duży to zamrożone pieniądze, przeterminowane towary i bałagan na zapleczu. W małym sklepie da się znaleźć rozsądny środek bez drogiego oprogramowania – wystarczy arkusz kalkulacyjny i kilka prostych wzorów.

Zacznij od danych o sprzedaży

Bez liczb każdy stan magazynowy to zgadywanie. Zbierz sprzedaż z ostatnich kilku miesięcy, najlepiej z całego roku, jeśli sklep działa tak długo i towar jest sezonowy. Dla każdego ważniejszego produktu ustal:

• średnią dzienną sprzedaż – sprzedaż z okresu podzielona przez liczbę dni, w których sklep był otwarty,
• najwyższą dzienną sprzedaż – z uwzględnieniem szczytów, np. przed weekendem czy świętami,
• czas dostawy – ile dni mija od złożenia zamówienia do pojawienia się towaru na półce, wraz z najdłuższym opóźnieniem, jakie się zdarzyło.

Jeśli nie prowadzisz ewidencji sprzedaży per produkt, zacznij od najważniejszych kilkunastu czy kilkudziesięciu pozycji. Resztę możesz zostawić na później.

Czym jest zapas bezpieczeństwa i jak go policzyć

Zapas bezpieczeństwa to dodatkowa ilość towaru, która ma pokryć nagły wzrost popytu lub spóźnioną dostawę. Nie służy do codziennej sprzedaży – to poduszka na gorszy dzień.

Prosty, praktyczny wzór dla małego sklepu wygląda tak:

zapas bezpieczeństwa = (maksymalna dzienna sprzedaż × najdłuższy czas dostawy) − (średnia dzienna sprzedaż × średni czas dostawy)

Przykład poglądowy: sklep sprzedaje średnio 10 sztuk dziennie, w szczycie 15. Dostawa trwa zwykle 3 dni, czasem 5. Wychodzi: 15 × 5 − 10 × 3 = 45 sztuk zapasu bezpieczeństwa. To metoda uproszczona i raczej ostrożna; w statystyce stosuje się bardziej zaawansowane wzory, ale dla małego sklepu ta wystarczy, by zacząć.

Punkt zamawiania i wielkość zamówienia

Zapas bezpieczeństwa pozwala wyznaczyć moment, w którym trzeba złożyć zamówienie, czyli punkt zamawiania:

punkt zamawiania = średnia dzienna sprzedaż × średni czas dostawy + zapas bezpieczeństwa

W naszym przykładzie: 10 × 3 + 45 = 75 sztuk. Gdy na półce i w magazynie zostaje 75 sztuk, składasz zamówienie. Zanim towar dojedzie, sprzedasz średnio około 30 sztuk, a zapas bezpieczeństwa nadal zostanie nietknięty.

Ile zamówić? Tu decyduje kilka rzeczy:

• minimalna wartość lub ilość zamówienia ustalona przez dostawcę,
• koszt transportu – przy płatnej dostawie opłaca się zamawiać rzadziej, a więcej,
• termin przydatności towaru – nie zamawiaj na dwa miesiące produktu, który ma ważność na trzy tygodnie,
• miejsce na zapleczu i gotówka, którą możesz zamrozić w towarze.

Warunki dostawców i ceny transportu się zmieniają, więc przeliczaj to okresowo na aktualnych danych.

Rotacja zapasów: sprawdź, czy towar się kręci

Rotacja pokazuje, jak szybko towar zamienia się w sprzedaż. Najprościej policzyć ją tak:

rotacja = wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu (w danym okresie) ÷ średnia wartość zapasów w cenie zakupu

Następnie liczba dni zapasu = liczba dni w okresie ÷ rotacja. Przykład poglądowy: w roku sprzedałeś towar o wartości zakupu 240 000 zł, a średnio w magazynie leżało go za 40 000 zł. Rotacja wynosi 6, czyli towar zalega średnio około 60 dni.

Jaki wynik jest dobry? To zależy od branży. Pieczywo i nabiał muszą rotować w dniach, odzież czy chemia gospodarcza – w tygodniach lub miesiącach. Porównuj więc swoje produkty między sobą i z własnymi wynikami z poprzednich okresów, a nie z przypadkowymi „normami”.

Jak utrzymać porządek na co dzień

Same wzory nie wystarczą, jeśli nie zamienisz ich w nawyk. Sprawdza się kilka prostych zasad:

• Podziel asortyment na grupy A, B i C. Do A należą produkty dające największą część obrotu – przy nich pilnuj stanów najdokładniej. Grupa C to towary rzadko kupowane, które można zamawiać na zamówienie lub trzymać w minimalnej ilości.
• Stosuj zasadę FIFO lub FEFO. Starszy towar lub ten z krótszą datą ważności ustawiaj z przodu i sprzedawaj w pierwszej kolejności.
• Rób regularną inwentaryzację. Różnice między stanem w zeszycie lub programie a rzeczywistością zniekształcają każdy wzór. Przepisy dotyczące inwentaryzacji zależą od formy prowadzenia działalności, więc warto sprawdzić aktualne wymogi.
• Oznaczaj towary, które nie sprzedały się od dawna. Zrób wyprzedaż, promocję w zestawie albo po prostu nie zamawiaj ich ponownie.
• Uwzględniaj sezonowość i wydarzenia. Święta, wakacje, lokalne imprezy czy remont ulicy potrafią zmienić sprzedaż bardziej niż jakakolwiek średnia.

Najczęstsze błędy

Początkujący sprzedawcy często liczą zapas na podstawie jednego tygodnia sprzedaży, ignorują opóźnienia dostaw albo zamawiają „na oko”, bo dostawca oferuje atrakcyjny rabat przy większej partii. Rabat ma sens tylko wtedy, gdy towar zdąży się sprzedać, zanim koszt zamrożonych pieniędzy i ryzyko przeterminowania go zje.

Przeliczaj parametry co kilka miesięcy albo po każdej wyraźnej zmianie: nowym dostawcy, zmianie godzin otwarcia czy otwarciu konkurencji w okolicy. Optymalny stan magazynowy nie jest wartością raz na zawsze, lecz wynikiem, który trzeba korygować wraz ze sklepem.